e-Defter, muhasebe kayıtlarının dijital ortamda düzenli bir şekilde saklanabilmesine yardım eden bir uygulamadır. Siz de kağıt defterlerin yerini alan e-Defteri kullanarak muhasebe verilerinizi güvenle tutabilirsiniz.
Elektronik defter ile TTK ve VUK hükümleri çerçevesinde zorunluluk içeren defter elektronik formata geçer. İşletmenizde muhasebe süreçlerini daha verimli hale getirmeye yardım eder. e-Defterin ne olduğu, kimler tarafından kullanıldığı, avantajları gibi konularda bilgi almak için içeriği okuyabilirsiniz.
e-Defter Nedir?
e-Defter uygulaması, muhasebe kayıtlarının güvenle tutulmasını sağlar. Aynı zamanda Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanununda zorunlu olan belgelerdendir. Elektronik defterin Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenen kurallara uygun biçimde saklanması önem taşır. Çünkü gerektiğinde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından denetlenebilir. Bu sayede işletmelerin muhasebe bilgileri kolaylıkla yönetilebilir.
Büyük defter kayıtlarının dijital ortamda depolanmasını sağlayan e-Defter, bu kayıtların bütünlüğünü korumayı vadeder. Kayıtlar asla değişmez ve kaynak da her daim doğru olur. Gereken herhangi bir durumda kayıtların doğruluğunu kanıtlamanın da daha kolay olmasıyla işletmelere yarar sağlayabilir.
Fiziksel bir defter tutma gerekliliğini yok ederek fiziksel defterin yaratacağı yükün de kaybolmasını sağlar. Elektronik defter sistemi muhasebe kayıtlarını standart XML formatında bildirir. İşletmenizi bu sisteme taşıyarak Vergi İdaresine düzenli olarak bildirim iletebilir, ekonomik anlamda işlem bütçenize katkı sağlayabilirsiniz.
e-Defterin Avantajları
e defter sistemi sayesinde işletmenizde pek çok avantajlı durum oluşturabilirsiniz. Bu avantajlar şu şekilde listelenebilir:
● Kağıt çıktısı almak gibi işlerle uğraşarak zaman kaybı yaşamanız durumunu ortadan kaldırır. Yazıcı gibi aletlere gereksinim duymazsınız.
● Personeller tarafından yapılabilecek fatura hatalarını minimum seviyeye düşürür.
● Kağıt defterler düzensizlik yaratabilir ancak e-Defter ile belgeleriniz çok daha düzenli kalabilir.
● İşletmelere kolay bir denetim süreci ve yasal uyumluluk gibi avantajlar sağlar. Bu sayede ispat yükümlülüğü pratik şekilde halledilebilir.
● Muhasebe çalışanları, kayıtları son derece geçerli bir biçimde tamamlayıp bitirebilir.
● Arşiv, sınıflandırma gibi işlemler yapmanıza gerek duymazsınız.
● Vergi süreçlerinde kayıtları düzeltme, raporlama gibi işleri kolayca halledebilirsiniz.
● İşletmelerde personellere binen iş yükünün azalmasına yardım eder.
● Tek bir ekrandan birden fazla işlemi aynı anda yapabilme fırsatına sahip olursunuz.
e-Defterden Kimler Yararlanabilir?
e-Defter bazı yasal düzenlemelere bağlıdır. e-Defteri gerçek ve tüzel kişiler kullanabilme imkanına sahiptir. Tüzel kişiler kullanacak ise mali mühür sahibi olmalıdır. Gerçek kişiler ise elektronik imzayla sisteme giriş yapabilir.
Muhasebe kayıt defteri tutma zorunluluğu olan işletmeler mutlaka elektronik defter sistemine kaydolmalıdır. Yasal gereksinimleri sağlayan ve kayıt oluşturan işletmeler, kayıtlarını online olarak saklayabilir.
e-Defter Başvurusu Hakkında
Başvuru yapmak isteyen işletmelerin bazı şartları karşılaması önemlidir. Elektronik defter başvuru süreci tüzel ve gerçek kişiler için değişiklikler içerebilir. Fakat başvurular ikisinde de yalnızca internet üzerinden gerçekleştirilir. Başvurunuzu yapabilmek için şu adımları izleyebilirsiniz:
● İlk olarak Gelir İdaresi Başkanlığının web sitesine (https://www.gib.gov.tr/) girin
● Üst kısımdaki “e-İşlemler” sekmesinden “e-Defter”i bulun ve tıklayın
● Sonrasında “Başvuru” kısmından “e-Defter Başvurusu” tuşuna ilerleyin
● İşletmenize ait temel bilgileri ilgili yerlere yazın
● Formu doğru bilgiler vererek doldurup e-imza ya da mali mühür ile verilen taahhütname onay aşamasına ilerleyin
Uyumluluk onayına sahip yazılım kullanılması başvurunun daha kısa zamanda tamamlanmasını sağlar. Gereken izinlerle beraber işletme yetkililer elektronik defter formatına göre güncellenmiş online yazılım üzerinden muhasebe kayıtlarını tutmaya başlayabilir. e-Defter kayıtlarında arşivleme ve ya depolama gibi işleri gerçekleştirmek yazılım alt yapısına göre değişebilir.
Girdiğiniz her bir kaydın GİB standartlarına uygun olup olmadığını kontrol eden bir sisteme başvurmak istemez misiniz? Orka e-Defter uygulaması sayesinde işletmenizin muhasebe kayıtlarını tutabilir, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanuna uygun şekilde yararlanabilirsiniz.
